Anwendungsfall - Kleines Unternehmen

So könnte der Besuchsablauf in Ihrem Unternehmen sein, wenn Sie ein kleines Unternehmen mit nur einem Empfang sind.

Terminvereinbarung mit dem Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter macht direkt am Telefon einen Termin mit seinem Gesprächspartner aus.  

Vorregistrierung durch den Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter hinterlegt alle erforderlichen Daten, wie zum Beispiel des Besucher und das Unternehmen in ID VisitControl.  

Hierzu benötigen Sie die Module  Empfang,   Server und Intranet.     

Tag des Besuches

Ihr Gast wird am Empfang begrüßt und meldet sich mit seinem Namen und dem Ansprechpartner in Ihrer Firma an.

Prüfung der Angaben

Der Empfang prüft nun in der Besuchersoftware ob alle nötigen Angaben durch den Mitarbeiter hinterlegt wurden und führt die Zugangskontrolle durch.

Sicherheitsunterweisung mit dem Unterschriftenpad

Bevor der Besucherausweis gedruckt werden kann. fordert die Besuchersoftware im Modul Empfang eine Unterschrift zu Ihrer Sicherheitsunterweisung an. 

Hierzu benötigen Sie das Zusatzmodul Unterschriftenpad.  

Besucherausweisdruck

Sobald die Unterschrift über das Unterschriftenpad geleistet wurde, kann der Besucherausweis vom Empfang gedruckt werden.  

Anwesenheitsliste

Nachdemder Besucherausweis gedruckt ist, wird der Besucher als "anwesend" in der Besuchersoftware ID VisitControl hinterlegt.

Übergabe an den Gesprächspartner

Ihr Empfang informiert den jeweiligen Gesprächspartner, dass der Besuch abholbereit ist. 

Abmeldung am Empfang

Im Anschluss an den Termin gibt der Besucher seinen Ausweis wieder am Empfang ab und verabschiedet sich.

Abmeldung im System

Mit der Abgabe des Besucherausweises, meldet der Empfang den Gast in der Besuchersoftware ID VisitControl ab. Der Besuch wird nun in der Besucherhistorie aufgenommen und kann jederzeit nachvollzogen werden. 

Dieses Beispiel veranschaulicht einen klassischen Besuchsablauf in einem kleinen Unternehmen.

Sie können selbstverständlich alle vorhandenen Zusatzmodule in Ihrem Besuchermanagement integrieren und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen. 

Wir beraten Sie gerne