Anwendungsfall - Mittelgroßes Unternehmen

So könnte der Besuchsablauf in Ihrem Unternehmen sein, wenn Sie ein mittegroßes Unternehmen mit mindestens zwei Empfängen sind. 



Terminvereinbarung mit dem Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter macht direkt am Telefon einen Termin mit seinem Gesprächspartner aus.                    

Vorregistrierung durch den Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter hinterlegt alle erforderlichen Daten, wie zum Beispiel den Namen des Besuchers und das Unternehmen in ID VisitControl.

Da Sie mehr als einen Empfang haben, legt Ihr Mitarbeiter einen Empfang fest, an dem der Gast empfangen werden soll.    

Hierzu benötigen Sie die Modul EmpfangServer und Intranet sowie das Zusatzmodul Eingangstrennung.                  


Mitteilung an den ausgewählten Empfang

Der Empfang bekommt nun eine automatische und aktive Mitteilung im Hauptmenü des Moduls Empfang. Es können nun alle Vorbereitungen getroffen werden. 

Hierzu benötigen Sie das  Zusatzmodul Benachrichtigung.


Tag des Besuches

Ihr Gast wird am richtigen Empfang begrüßt und meldet sich mit seinem Namen und dem Ansprechpartner in Ihrer Firma an.            



Prüfung der Angaben

Der Empfang prüft nun in der Besuchersoftware ob alle nötigen Angaben durch den Mitarbeiter hinterlegt wurden.                    

Sicherheitsunterweisung mit dem Unterschriftenpad  

Bevor der Besucherausweis gedruckt werden kann, fordert die Besuchersoftware im Modul Empfang eine Unterschrift zu Ihrer Sicherheitsunterweisung an. 

Hierzu benötigen Sie das Zusatzmodul Unterschriftenpad.                  

Besucherausweisdruck

Sobald die Unterschrift über das Unterschriftenpad geleistet wurde, kann der Besucherausweis vom Empfang gedruckt werden.                     

Anwesenheitsliste

Sobald der Besucherausweis gedruckt ist, wird der Besucher als "anwesend" in der Besuchersoftware ID VisitControl hinterlegt.      

Übergabe an den Gesprächspartner

Ihr Empfang informiert den jeweiligen Gesprächspartner, dass der Besuch abholbereit ist.                    

Abmeldung am Empfang

Im Anschluss an den Termin gibt der Besucher seinen Ausweis wieder am Empfang ab und verabschiedet sich.                   

Abmeldung im System

Mit der Abgabe des Besucherausweises, meldet der Empfang den Gast in der Besuchersoftware ID VisitControl ab. Der Besuch wird nun in der Besucherhistorie aufgenommen und kann jederzeit nachvollzogen werden.                   


 Dieses Beispiel veranschaulicht einen klassischen Besuchsablauf in einem Unternehmen mit einer mittleren Unternehmensgröße.

Sie können selbstverständlich alle vorhandenen Zusatzmodule in Ihrer Besuchersoftware integrieren und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen


Wir beraten Sie gerne