Anwendungsfall - Großes Unternehmen 

So könnte der Besuchsablauf in Ihrem Unternehmen sein, wenn Sie ein großes Unternehmen mit hohem Besuchsaufkommen sind und mehrere Empfänge besitzen.

Terminvereinbarung mit dem Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter macht direkt am Telefon einen Termin mit seinem Gesprächspartner aus.

Vorregistrierung durch den Mitarbeiter

Ihr Mitarbeiter hinterlegt alle erforderlichen Daten, wie zum Beispiel des Besucher und das Unternehmen in ID VisitControl.  Da Sie mehr als einen Empfang haben, legt Ihr Mitarbeiter einen Empfang fest, an dem der Gast empfangen werden soll.    

Hierzu benötigen Sie die Module Empfang,  Server und Intranet sowie das  Zusatzmodul Eingangstrennung

                   

Mitteilung an den ausgewählten Empfang

Der Empfang bekommt nun eine automatische und aktive Mitteilung im Hauptmenü des Moduls Empfang. Es können nun alle Vorbereitungen getroffen werden. 

Hierzu benötigen Sie das Zusatzmodul Benachrichtigung. 

Tag des Besuches  

Ihr Gast wird am richtigen Empfang begrüßt und meldet sich mit seinem Namen und dem Ansprechpartner in Ihrer Firma an.         

Eigenregistrierung Ihres Gastes

Ihr Besuch kann sich auf einem Tablet oder einem klassischen Terminal mit Maus und Tastatur dank der intuitiven Menüführung einfach und schnell selbst registrieren. Während der Registrierung wird automatisch Ihre Sicherheitsbelehrung angezeigt und eine Unterschrift abgefragt.  

Hierzu benötigen Sie das    Modul Kiosk.  

Ausweisdruck

Nach erfolgreicher Registrierung Ihres Besuchers wird automatisch der Besucherausweis mit dem von Ihnen hinterlegten Drucker erstellt und der Mitarbeiter am Empfang führt die Zugangskontrolle durch.

Hierzu benötigen Sie das  Zusatzmodul Ausweisdruck im Kiosk.  

Anwesenheitsliste  

Sobald der Besucherausweis gedruckt ist, wird der Besucher als "anwesend" in der Besuchersoftware ID VisitControl hinterlegt.

                   

Übergabe an den Gesprächspartner

Ihr Empfang informiert den jeweiligen Gesprächspartner, dass der Besuch abholbereit ist.

Abmeldung am Empfang

Im Anschluss an den Termin gibt der Besucher seinen Ausweis wieder am Empfang ab und verabschiedet sich.                              

Abmeldung im System  

Mit der Abgabe des Besucherausweis, meldet der Empfang den Gast in der Besuchersoftware ID VisitControl ab. Der Besuch wird nun in der Besucherhistorie aufgenommen und kann jederzeit nachvollzogen werden.     

                   

 Dieses Beispiel veranschaulicht einen klassischen Besuchsablauf in einem großen Unternehmen mit hohem Besuchsaufkommen.

Sie können selbstverständlich alle vorhandenen Zusatzmodule in Ihrem Besuchermanagement integrieren und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen.